整理文件时，最容易花掉时间的事，往往是设计一套看起来很完美的分类。目录建了很多层，真正保存文件时，却又不知道应该放在哪里。

一个好用的目录，首先应该让今天的文件有地方去。它可以简单一点，也可以暂时不够漂亮。

先准备三个地方

不妨从下面这个结构开始。数字前缀只是为了固定显示顺序，并不是某种必须遵守的规则。

资料/
├── 00-收件箱/
├── 10-正在做/
└── 90-已归档/

刚下载、还没判断用途的东西，先进入收件箱。正在推进的事情，按项目放进“正在做”。已经结束、以后可能还要查阅的材料，再移到“已归档”。

关键不在于只有三个目录，而在于每个目录都有明确的用途。保存时少犹豫一次，日常维护就容易一些。

按事情命名，而不是按文件类型

如果一份表格、一张照片和一份说明都属于同一次出行，把它们放在同一个“秋日短途计划”里，通常比拆到“表格”“图片”“文档”三个目录更好找。

文件名也可以说得具体一点。“行程-车次与住宿”比“新建文档”更容易辨认。需要区分版本时，使用日期或简短说明，避免不断追加“最终版”“最终修改版”。

给收件箱一个清空的机会

收件箱可以有东西，但最好不要无限积累。每周找一个固定的小空档，只做三种判断：

  • 近期要用的，移到对应项目。
  • 确定需要保留的，归档并起一个能看懂的名字。
  • 用途不明的，先确认来源和价值，再决定是否删除。

没有必要每次都把所有旧文件重新整理一遍。先照顾新进来的材料，旧目录可以在下一次用到时顺手收拾。

归档之外，记得留副本

归档是换一个存放位置，备份是留下另一份可恢复的副本。把重要文件移进“已归档”，并不等于已经完成备份。对不可替代的内容，单独安排副本，也偶尔实际打开确认一下。

整理不是清空，而是让重要的东西更容易被找到。

用上两周后，再观察自己最常打开哪个目录、最常在哪一步犹豫。目录应该跟着实际使用调整，而不是要求日常工作迁就它。